تجربه زبان زندگی در محیط کار

من به عنوان مدیر بخش مهندسی شرکتی که زیر مجموعه یک گروه پیمانکاری هست فعالیت می‌کنم. در پروژه بزرگ  1.5 میلیارد دلاری که شرکت متقبل شده بود ما موظف به طراحی و مهندسی پروژه شدیم که برامون  خیلی حساس و مهم بود.. با شروع پروژه به تدریج متوجه شدیم که با کارفرمای خاصی در این پروژه مواجه هستیم و بخصوص کارفرمای مرتبط با حوزه‌ی کاری بخش من با سایر کارفرماها بسیار متفاوت است.

کارشناس کارفرما از ابتدای کار نظرات متعددی در مورد نحوه انجام طراحی داشت که حتی در جزئی ترین موارد بر اعمال آنها اصرار زیاد می کرد و توجیهات تیم ما را نمی پذیرفت. کم کم این قضاوت در ما شکل گرفت که با آدمی سخت گیر و بی منطق طرف هستیم که قصد داره در امور داخلی ما مداخله کنه. پیرو این قضاوت شروع به مقاومت در اعمال نظرات او و استفاده از ابزارهای مدیریتی برای محدود کردن او کردیم. او هم متقابلا با استفاده از ابزارهای قراردادی بر شدت اصرار خود اضافه کرد تا جایی‌که با رد کردن خروجی های طراحی عملا باعث توقف روند کار شد.

در این مرحله که عملا اوج جنگ بین دو طرف بود، نماینده بخش من در پروژه اعلام کرد که با این رویکرد کارشناس کارفرما دیگه ادامه کار امکان پذیر نیست. من تصمیم گرفتم طی جلسه مشترک با او و کارشناس کارفرما تغییری در وضعیت ایجاد کنم. روز قبل از جلسه با نماینده خودم در پروژه نشستی داشتیم برای برنامه ریزی جلسه که چطور بحث را جلو ببریم و چون خیلی در فضای چالشی بودیم دنبال مطرح کردن نقاط ضعف و پررنگ کردن کاستی عملکرد طرف مقابل بودیم.

و همزمان خودمون را آماده دفاع از طرح نقط ضعف و نوع عملکردمون توسط اونها می‌کردیم و عملا داشتیم برای جلسه چالشی و رو‌در رو آماده می‌شدیم. در همان اثنا من که در حال شرکت در دوره ۱۴ جلسه ای زبان زندگی بودم  به ذهنم رسید که چرا با این رویکرد جلو نریم ؟ یک ساعت مونده به جلسه با نماینده ام، خودم نشستم و  بررسی کردم که پشت هر کدام از رفتارهای کارفرما چه نیازی وجود داشته ، همه را نوشتم و دسته بندی کردم و از طرفی حدس زدم که پشت خشم و ناراحتی ما چه نیازهای تامین نشده ای هست که او ندیده و همه رو  یادداشت کردم.

یک ساعت بعد در جلسه ای که با نماینده ام داشتم مطرح کردم که ما می تونیم با رویکردی که تا حالا داشتیم دوباره در جلسه  مذاکره حاضر بشیم یا با رویکرد جدید جلو بریم. و بطور خلاصه گفتم که اگر بتونیم نیازهای خودمون و آنها رو درست شناسایی کنیم احتمال اینکه به راهکار مشترک برسیم که نیاز حداکثری تامین بشه بالا می رود و ازش خواستم به حدسهای من در مورد نیازهای کارفرما گوش بده و با توجه به تامل زیادی که در مدت 1.5 سال گذشته با کارفرما داشت حدس بزنه که من درست متوجه شده ام یا نه. او همه را گوش کرد و اکثرش را تایید کرد و حتی خودش یکی دو مورد به آن لیست اضافه کرد و بعد لیست نیازهای خودمون را بررسی کردیم و مجددا بیشتر تایید شد و چند مورد که من ندیده بودم به لیست اضافه کرد و همه موارد را نوشتیم. فردای آن روز جلسه اصلی در دفتر کارفرما برگزار می‌شد و بنظر می‌اومد آنها با رویکرد چالشی آماده رویارویی شده اند اما من قبل از شروع صحبت آنها اجازه گرفتم و اینطور عنوان کردم که : ما یک ناراحتی از سمت شما می‌بینیم و برداشت ما اینه که یک ناراحتی و نارضایتی دارید که شاید طولانی شدن نارضایتی باعث خشم و عصبانیت هم شده و به این فکر افتادیم که چه چیزی ممکنه باعث این احساسات شده باشه و برداشت خودمون رو از اینکه چه نیازهایی از شما ممکنه تامین نشه حدس زدیم و دوست دارم اونها رو با شما چک کنم که ببینم آیا ما درست حدس زدیم یا موارد دیگه ای هم هست که ما ندیدیم و شما بخواهید اصلاحش کنید.از طرفی با توجه به اینکه ماهم یک احساس ناخوشایندی در این مدت تجربه کردیم و گاهی احساس کردیم این حس ناخوشایند در تیم مون هم ایجاد شده، نیازمندی های خودمون رو بررسی کردیم و دوست داریم با شما مطرح کنیم که شاید بعضی هاش رو شما دیده باشید و بعضی هاش از طرف ما به شما منتقل نشده باشه که اگه اجازه بدید می خوام اینها رو مطرح کنیم و راجع بهش صحبت کنیم. خیلی خوب استقبال کرد و گاردی که ابتدای جلسه داشت شکسته شد. و من شروع کردم به گفتن. من نیازهای او رو الویت بندی کرده بودم و جالب بود که در همون موارد اولیه با کلماتی مثل «دقیقا» و «بله دقیقا» و «بله همینطوره» شروع کرد به تایید کردن و حتی خودش بیشتر توصیف کرد اون موارد رو و یه سری نکات جالبی هم گفت که من یادداشت کردم که در چه مصداقهایی نیازش رو می‌بینه و چند مورد رو رد کرد و گفت نیاز من نیست و اصلاحش کرد. مثلا من شناسایی کرده بودم که او میخواد یک نقش کلیدی و پررنگی در پروژه داشته باشه و نقشش به رسمیت شناخته بشه اما او اظهار کرد که من نمیخوام خیلی درگیر بشم و تمایلی نداشت مسئولیت سنگینی بپذیره، ما نهایتا اینها رو اصلاح کردیم و بعد در مورد نیازهای خودمون با توجه به شرایطمون در سازمانمون صحبت کردیم و خیلی هاش براش قابل درک بود و تایید می‌کرد و مطرح کرد که خودش یک زمانی در فضای پیمانکاری بوده و به نوعی  شروع به همدلی و همدردی  با ما کرد که متوجه نیازهای شما میشم. بحث خیلی خوب پیش رفت و به نقطه ای رسیدیم که من حدس زدم دیگه حرفی نیست و او همه حرفها رو زده و منم صحبتم رو کردم اما یه لحظه وقفه افتاده و فضا طوری بود که او دوباره داشت به سمت گله گذاری می رفت و اینکه چرا اون چیزهایی که من میخوام نمیشه و احتمالا میخواست تایید کنه که همون راهکارهای قبلی رو ازمون بخواد ولی من سریعا درخواست کردم که من یک تقاضا دارم که شما تا حالا یک روشی داشتید ما هم یک سری راهکارهایی داشتیم و نارضایتی دو طرف بخاطر اینه که اینها جواب نداده و من خواهشم اینه که با هم راهکار مشترکی بسازیم که هر دو طرف نیازمندیشون تامین بشه. او گفت پیشنهاد شما چیه ؟ من سعی کردم وجوه مشترک نیازمندی های دو طرف رو پیدا کنم و مطرح کردم  که بخاطر فضای رسمی که بینمون شکل گرفته و باعث شده عملا جلسه ای نداشته باشیم و همش مکاتبات تندی بینمون رد و بدل می‌شه .

و در نیازهای او  "ارتباط" و در نیازهای خودمون" شفافیت"  رو پر رنگ دیده بودم و این دو نیاز تحت تاثیر فضای رسمی بینمون دیده نشده بود و من پیشنهاد جلسات حضوری منظم هفتگی دادم که سریعا از هر دو طرف پذیرفته شد و تا الان این جلسات ادامه داره و یکی از مهمترین و کارامدترین راهبردهامون در اون نشست بود در ادامه جلسه راهکارهای دیگه ای هم ارائه دادیم و رفته رفته یک صمیمتی در اون جلسه ایجاد شد بطوری که در ادامه من تونستم به عدم تایید خروجی کارمون توسط اونها که باعث توقف پروزه شده بود حرف زدم و او اشاره کرد که این رو به عنوان ابرازی به عنوان محرک ما استفاده می‌کرده و من گفتم که نتیجه عکس می‌داده و تقریبا بعد از اون جلسه ما دیگه به همچین مشکلی برنخوردیم  و او دیگه خروجی های کار ما رو رد نکرد و ما تونستیم به یک فضایی صمیمی برگردیم و جالبش اینه که بعد از چند ماه تیم مدیریتی کارفرما با مدیران ارشد تیم ما جلسه ای گذاشتند. و در اون جلسه تقریبا با بخش های مهندسی مشکل داشتند و اعلام نارضایتی می‌کردند ولی در بخش ما عنوان کردند که مشکلاتشون حل  شده. و نیازی به جلسه در این بخش رو نداشتند و ابراز رضایت کرده بودند از روندی که‌شکل گرفته بود و برای م  خیلی خوشایند بود که به فاصله چند ماه تا مدیران ارشدشون این تاثیر رضایت بخش رو گذاشته بودنکه بازخورد رو به مدیران شرکت ما هم دادند.

نویسنده: مجتبی

تجربه‌هایی که در وب‌سایت «زبان‌زندگی» ارتباطی‌بدون‌خشونت - باشتراک گذاشته می‌شود؛ تجربه‌ی عملی کاربرد زبان‌زندگی با درک نگارنده‌است و نه یک‌مثال آموزشی